IELTSジェネラルタスク1 依頼の手紙の書き方｜丁寧さ3段階の使い分けと定型表現

01依頼の手紙では何が問われるのか

依頼の手紙でまず見られているのは、設問に並んだ3つの箇条書きにすべて答えているかどうかです。依頼の手紙だからこの内容を書く、と決まっているわけではありません。何を書くかは、そのつど箇条書きに指定されている内容で決まります。頼みたいことだけを書けばよい設問もあれば、その理由や希望する日程、相手の負担を減らす提案まで指定される設問もあります。丁寧に書こうとするあまり用件がぼやけたり、箇条書きの1つを書き落としたりすると、どちらも評価に響きます。

ジェネラル・トレーニングのタスク1は、20分で150語以上の手紙を書く試験です。設問には状況の説明があり、そのあとに3つの箇条書きが並びます。依頼の手紙では、この3つが次のような組み合わせになることがあります。

この設問では、3つの箇条書きが「依頼の内容」「理由や条件」「相手の負担を減らす提案」に分かれています。依頼の手紙ではこの組み合わせが多いのですが、何が指定されるかは設問ごとに変わるので、書き始める前に3つを1つずつ読み、それぞれに何を答えるかを決めておきましょう。この形の設問で抜けやすいのは3つ目です。頼むだけ頼んで終わる手紙は、相手にとって受け入れにくく、内容としても薄くなります。

採点基準（Band Descriptors）のTask Achievementでは、3つの箇条書きに答えているかどうかに加えて、手紙の目的が読み手にすぐ伝わるか、相手や状況に合ったトーンで書けているか、それぞれの内容が説明として十分に展開されているかも見られます。依頼の手紙では、この「トーンが適切か」の幅がとくに広くなります。

依頼は3つのトーンすべてで出題される

謝罪や感謝の手紙と違い、依頼の手紙は相手の幅が広いのが特徴です。語学学校への問い合わせならFormal、上司への休暇の願い出ならSemi-formal、友人への頼みごとならInformalになります。トーンの選び方そのものは、次の記事で詳しく扱っています。

02依頼の手紙の基本の型

依頼の手紙は「依頼の提示、理由や事情、相手の負担を減らす提案、結び」という4つのブロックに分けて考えると組み立てやすくなります。設問の箇条書きの順番がどうであっても、この順番で書いたほうが読みやすい手紙になります。

合計すると150語から180語になります。依頼の手紙は、3つ目のブロックが厚いのが特徴です。ここに代案や自分でできることを書くと、語数が伸びるだけでなく、内容が展開された手紙になります。

段落の数そのものに決まりはありませんが、初級のうちは4つのブロックをそのまま4段落にするのが一番書きやすい形です。1つの段落に1つのブロックという対応にしておくと、採点者から見て構成が分かりやすくなり、Coherence and Cohesion（一貫性とつながり）の観点でも扱いやすくなります。

20分の中では、内容を考える時間を3分から5分ほど取ります。依頼の手紙の場合、「何を頼むか」と「相手の手間をどう減らすか」の2点を先にメモしておくと、書きながら手が止まることがなくなります。

03まず覚えたい基本の単語と言い回し

依頼の手紙で使う単語は、難しいものを覚える必要がありません。次の表にある基本語を例文ごと押さえておけば、Formalから Informalまで対応できます。

ask for と ask about の違い

ask forは「〜をください」と求めるとき、ask aboutは「〜について尋ねる」ときに使います。どちらも前置詞が必要で、askのうしろに内容を直接続けることはできません。

appreciate it if の it を落とさない

I would appreciate it if you could ...は、Formalな依頼でもっともよく使われる型のひとつです。このitは省略できません。書き慣れないうちは落としてしまいがちなので、ひとかたまりの表現として覚えておきましょう。

04丁寧さを3段階で使い分ける

依頼の表現は、丁寧さの段階で整理して覚えるのがもっとも効率的です。次の3段階を頭に入れておけば、相手が誰であっても言い方を選べます。

高い段階の表現は、Informalな手紙で使うと硬すぎます。友人にI would be grateful if you could lend me your car.と書くと、距離のある印象になってしまいます。逆に、会社宛ての手紙でCan you send it?と書くと、くだけすぎます。

疑問符を付けるかどうかで迷わない

Could you ...?は疑問文なので疑問符が必要です。一方、I would be grateful if you could ...は形のうえでは平叙文なので、最後はピリオドになります。丁寧な依頼だからといって疑問符を付けると、文の形と記号が合わなくなります。

Would you mind のうしろは動名詞

Would you mind ...?は会話でよく使われる丁寧な依頼の形で、うしろが動名詞になる点が他と違います。mindは「気にする」という意味なので、直訳すると「〜するのを気にしますか」となり、うしろに動詞の原形やto不定詞は来ません。

ただし手紙では、Could you ...?やWould you be able to ...?のほうが使う場面が広く、外すこともありません。ライティング・タスク1では、まずこの2つを確実に使えるようにしておけば十分です。Would you mind ...?は、動名詞の形を問われたときに思い出せる程度で構いません。

1通の中で段階を混ぜない

同じ手紙の中で、最初はI would be grateful if you could ...、途中でCan you ...?のように段階が変わると、トーンが一貫していないと判断されます。書き出しで選んだ段階を、最後まで保ちましょう。

05書き出しで依頼の用件を切り出す

依頼の手紙は、1文目で何をお願いしたいのかを言い切ります。理由から書き始めると、相手は何の話か分からないまま読み進めることになります。用件を先、理由をあとにしましょう。

トーン別の書き出し

Informalのask you a favourは「お願いがある」という意味の定型表現です。友人宛ての手紙でよく使われ、そのあとに具体的な内容を続けます。硬い相手には使いません。favourはイギリス式のつづりで、アメリカ式ではfavorになります。どちらでも構いませんが、1通の中では表記をそろえておきましょう。

依頼の内容は数字で具体化する

「休みがほしい」「情報がほしい」だけでは、相手が動けません。期間、日付、数量といった数字を入れると、依頼の内容がはっきりします。

06理由を添えて相手の負担を減らす

依頼の手紙に厚みを出すのは、相手の負担を減らす提案です。頼むだけで終わらせず、代案や自分でできることを1つ添えましょう。3つ目の箇条書きは、たいていここに対応しています。

理由は1つに絞って短く

依頼の理由は1つで十分です。複数を並べると、頼み込んでいる印象になります。事情を説明する文を2文ほど書いたら、すぐに条件や提案へ進みましょう。

would like to と want to の違い

依頼の手紙では、want toではなくwould like toを使います。意味はどちらも「〜したい」ですが、want toは自分の希望をそのまま押し出す形なので、頼みごとの場では強く響きます。would like toにするだけで、相手に判断の余地を残した言い方になります。

同じ理由で、I need you to ...という形も避けます。相手にしてほしいことを述べるときは、Could you ...?かI would be grateful if you could ...に置き換えましょう。

相手の状況に触れる一言

相手が忙しいことを承知していると示す一文を入れると、依頼が押しつけにならずに済みます。ただし、へりくだりすぎると用件がぼやけるので、1文にとどめておきましょう。

複数のことを尋ねるときは箇条書きにしない

学校や会社への問い合わせでは、聞きたいことが3つほどになることがあります。このとき、番号や記号を付けたリストの形で並べたくなりますが、手紙は文章で書くものなので、箇条書きは使いません。1つの段落の中で、文としてつないで書きます。

alsoやIn addition、Finallyといった語を使うと、複数の依頼を自然に並べられます。1文にすべてを詰め込むより、2文か3文に分けたほうが読みやすくなります。

手紙全体の練習をしたいときは、時間を計って1通書き切る形が効果的です。次のツールでは、ジェネラル・タスク1の課題を試験と同じ形式で解くことができます。

07結びの言葉と署名の選び方

結びでは、返答を求める一文で締めます。依頼の手紙は相手の返事があって初めて完結するので、ここを空けたまま終わらせないようにしましょう。

Thank you in advance for your help.は、まだしてもらっていないことに先にお礼を述べる形です。依頼の手紙の締めとして広く使われています。

I look forward to hearing from you.のtoは前置詞なので、うしろは動名詞になります。hearではなくhearingとする点に気をつけましょう。look forward toは、この形で1つの表現として覚えてしまうのが確実です。

宛名と署名の組み合わせ

署名は宛名とセットで決まります。依頼の手紙は3つのトーンすべてで出題されるため、3通りとも覚えておく必要があります。

設問に宛名が指定されている場合は、その指定に従います。指定された宛名を勝手に変えてしまうと、Task Achievementの観点で不利になります。

08モデルアンサー

ここまでの型を使って、実際に1通書いてみます。課題は先ほどの出題例です。

宛名と署名を含めて172語、本文だけで165語です。段落が、そのまま「依頼の提示」「理由や条件」「相手の負担を減らす提案」「結び」の4ブロックに対応しています。

• 第1段落：1文目で用件を言い切り、理由を1文だけ添えている
• 第2段落：日付を具体的に示し、支障がないことを確認したうえで代案も提示
• 第3段落：代わりの人、自分でできる準備、連絡手段という3点で相手の負担を減らしている
• 第4段落：返答を求める一文で締める

相手が上司なのでSemi-formalの段階を選び、I would be grateful if you could ...で通しています。使っている語彙もask、take、check、cover、prepareといった基本動詞ばかりです。手紙全体の構成や採点基準をまとめて確認したい場合は、次の記事も参考になります。

09依頼の手紙でよくある失敗

依頼の手紙で評価が伸びない答案には、いくつか共通した型があります。書き終えたあとに次の点を見直しておくと、取りこぼしを減らせます。

• 理由や事情から書き始めていて、1文目で用件が分からない
• 3つ目の箇条書き（相手の負担を減らす提案）が抜けている
• 1通の中で丁寧さの段階が混ざっている
• I would be grateful if you could ...の文末に疑問符を付けている
• I would appreciate if ...とitを落としている
• askのうしろのforやaboutが抜けている
• 依頼の内容に日付や数量がなく、相手が判断できない
• 理由を並べすぎて、頼み込んでいる印象になっている

Please + 命令形の使いどころ

Please send me the details.のようなPlease＋命令形は、依頼としてはやや直接的です。ただしPlease let me know ...とPlease feel free to ...は定型表現として広く使われており、Formalな手紙でも問題ありません。この2つ以外は、Could you ...?やI would be grateful if you could ...に置き換えておくと安全です。

10よくある質問

11まとめ

依頼の手紙は、丁寧さの段階を3つ覚えてしまえば、相手が誰であっても同じ型で書けます。差がつくのは表現の難しさではなく、用件を先に出せるかどうかと、相手の負担を減らす提案を書けるかどうかです。

• 設問の3つの箇条書きをすべて書く。とくに負担を減らす提案を落とさない
• 「依頼の提示、理由や条件、相手への配慮、結び」の4ブロックで組み立てる
• 1文目で何をお願いしたいのかを言い切る
• 丁寧さは3段階から選び、1通の中では混ぜない
• I would be grateful if you could ...は平叙文なのでピリオドで終える
• I would appreciate it if ...のitを落とさない
• 依頼の内容には日付や数量を入れる
• 代案、自分でできること、連絡手段のいずれかを1つ添える
• 本文は150語から180語を目安にする

苦情の手紙も、相手に動いてもらうという点では依頼と同じ構造です。要求の言い回しはそのまま流用できるので、続けて練習すると定着が早くなります。

同じFormalな言い回しは、求人や講座への応募でも使います。前置詞と定型表現が重なるので、続けて確認しておくと覚え直しの手間が減ります。